Privacy- en cookieverklaring
Deze privacy- en cookieverklaring is van:
Romazo
Secretariaat:
Postbus 2600,
3430 GA Nieuwegein
Bezoekadres:
Einsteinbaan 1,
3439 NJ Nieuwegein
Telefoon: 030-6056448
E-mailadres: info@romazo.nl
In deze privacyverklaring leggen wij o.a. uit voor welk(e) doel(en) wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. U kunt hieronder lezen waarom wij persoonsgegevens verwerken van prospects, leden, bestuurders, vrijwilligers, cursisten, deelnemers aan een opleiding, leveranciers, opdrachtnemers, personen die een klacht hebben over een product of dienst van een aangesloten bedrijf, bezoekers van onze website en overige relaties. Ook zullen wij aangeven hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren. Afhankelijk van uw hoedanigheid kunt u hieronder lezen wat op u van toepassing is.
Voor potentiële leden van de vereniging
Wanneer u ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt in verband met een mogelijk lidmaatschap zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over de vereniging en het lidmaatschap. Deze verwerking is noodzakelijk om u in staat te stellen een eventueel lidmaatschap met ons aan te gaan. Dit lidmaatschap zien wij als een ‘overeenkomst’ tussen u en de vereniging in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Besluit u uiteindelijk geen lid te worden, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk 2 jaar na het laatste contact met u.
Voor leden van de vereniging
Aangaan en uitvoeren lidmaatschap
De persoonsgegevens die u ons verstrekt verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om u als lid in te schrijven en uitvoering te geven aan het lidmaatschap. Uiteraard informeren wij u over de vereniging, het lidmaatschap, de activiteiten die wij organiseren en de voor u relevante brancheontwikkelingen. Verder gebruiken wij uw gegevens voor andere noodzakelijke aspecten van het lidmaatschap, zoals het in rekening brengen van de contributie.
Digitale Nieuwsbrief / Commerciële mailings
Onderdeel van het lidmaatschap is onze nieuwsbrief. Leden krijgen deze nieuwsbrief per mail toegezonden. Om u dit te kunnen doen, moeten wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan het lidmaatschap. In onze commerciële mailings maken wij u attent op eventuele zaken en diensten van derden, die voor uw bedrijf van belang kunnen zijn. De mailings kunnen dus een commerciële inhoud hebben. Voor verzending van mailings met een commerciële inhoud vragen wij u vooraf uw toestemming. Iedere keer dat wij u zo’n mailing sturen, heeft u bovendien de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldlink onderaan iedere mailing. Voor het versturen van de Nieuwsbrief en commerciële mailings maken wij gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst. De persoonsgegevens die nodig zijn om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen worden daarom doorgegeven aan deze dienstverlener. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
Keurmerk
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om met u te communiceren over de keurmerkregeling die eventueel op u van toepassing is. In het geval van een audit in verband met het keurmerk door een externe partij, geven wij uw persoonsgegevens door aan het bedrijf dat de audit uitvoert. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om uitvoering te geven aan het lidmaatschap.
Vermelding aangesloten bedrijven op website
Als u ons daar uw toestemming voor heeft gegeven bij het aangaan van het lidmaatschap, dan zullen wij uw bedrijfsgegevens op onze website opnemen. Op die manier kunnen potentiële klanten via onze website contact met u leggen.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen voor en gebruiken bij het uitvoeren van het lidmaatschap zullen wij bewaren tot 2 jaar na het verenigingsjaar waarin het lidmaatschap bij ons is geëindigd.
Technische helpdesk
Onderdeel van het lidmaatschap van onze vereniging is dat leden gebruik kunnen maken van de technische helpdesk. Ook deze verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan het lidmaatschap. Wij gebruiken uw persoonsgegevens daarom om uw technisch-inhoudelijke vragen te kunnen beantwoorden. Persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken voor technische ondersteuning, bewaren wij tot één jaar na het laatste contact.
Voor bestuursleden en vrijwilligers van de vereniging
Een vereniging heeft bestuursleden. Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van onze bestuursleden om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen. De relatie tussen een bestuurder en de branchevereniging zien wij als een ‘overeenkomst’ in de zin van de AVG. De verwerkingen die wij uitvoeren zijn noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren. Daarnaast gebruiken wij hun persoonsgegevens om hen als bestuurslid in het handelsregister te kunnen inschrijven en eventuele wijzigingen aan het handelsregister te kunnen doorgeven. Uw persoonsgegevens geven wij daarom door aan de Kamer van Koophandel. Wij zijn hiertoe wettelijk verplicht.
Bent u vrijwilliger voor de vereniging, dan verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om met u te communiceren over de verschillende aspecten van uw vrijwilligersfunctie. Deze verwerking is daarom noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van deze overeenkomst.
De persoonsgegevens van bestuurders zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar. Voor vrijwilligers bedraagt deze termijn: 2 jaar.
Voor cursisten of deelnemers aan een opleiding
Als u zich heeft aangemeld voor een cursus of opleiding, of uw werkgever heeft dat voor u gedaan, dan verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om een certificaat of diploma op te kunnen maken voor u. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de cursusovereenkomst. Uw e-mailadres gebruiken wij om u deze privacyverklaring toe te kunnen sturen en zullen wij daarna verwijderen. Eventueel geven wij uw persoonsgegevens door aan de organisatie die de cursus of opleiding in onze opdracht verzorgt, zodat deze organisatie weet wie de cursus komt volgen en het certificaat of diploma kan opmaken. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
De persoonsgegevens van cursisten en deelnemers van opleidingen zullen wij bewaren voor de duur van 2 jaar.
Voor leveranciers en opdrachtnemers
De persoonsgegevens die leveranciers of opdrachtnemers ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Bijvoorbeeld omdat u voor ons als spreker zult optreden bij een verenigingsevenement. Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de opdracht/overeenkomst.
De persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst volledig is uitgevoerd. De termijn is dezelfde als de fiscale bewaartermijn.
Voor personen die een klacht hebben over een product of dienst van een aangesloten bedrijf
De vereniging kent een regeling voor personen die een klacht hebben over een product of dienst geleverd door een van de aangesloten bedrijven. Op onze website kunt u een klachtenformulier invullen. Voor het in behandeling kunnen nemen van, communiceren over en afwikkelen van de klacht is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, zowel van de persoon die de klacht indient als de contactpersoon bij het aangesloten bedrijf. Eventueel geven wij uw persoonsgegevens door aan de partij die een onafhankelijk oordeel moet geven over de geleverde dienst of zaak. De verwerkingen die wij uitvoeren zijn noodzakelijk om uitvoering te geven aan klachtprocedure (hetgeen wij als een ‘overeenkomst’ zien in de zin van de AVG). Bij de doorgifte van uw gegevens aan een eventuele expert hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
De persoonsgegevens van mensen die een klacht hebben ingediend zullen wij bewaren voor de duur van 2 jaar na afwikkeling van de klacht.
Voor bezoekers van onze website
- Contactformulier / klachtenformulier
Op onze website kunt u een contactformulier / klachtenformulier invullen. De contactgegevens die u hier moet invullen gebruiken wij om u te informeren over de vereniging en het lidmaatschap, of om uw vraag of klacht te kunnen beantwoorden. Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor deze doelen hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en u van de juiste informatie te voorzien.
De persoonsgegevens die u ons via het contactformulier / klachtenformulier verstrekt, bewaren wij tot uiterlijk één jaar na het laatste contact met u. - Cookies
Verder maakt onze website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het bezoek aan onze website op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. In deze tekstbestanden wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website.
Wij plaatsen in de eerste plaats functionele cookies. Dit doen wij om het gebruik van onze website goed te laten functioneren. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het onthouden van uw inloggegevens tijdens uw bezoek.
Met behulp van analytische cookies kunnen wij zien welke pagina’s worden bezocht en waarop wordt geklikt binnen onze website. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics. De informatie die Google op deze manier verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.
Onze website maakt tot slot gebruik van tracking cookies indien u daar toestemming voor heeft gegeven. Dit doen wij om informatie te verzamelen over uw internetgedrag zodat wij u gericht aanbiedingen kunnen doen voor producten of diensten. U mag uw toestemming te allen tijde intrekken. Uw gegevens worden maximaal één jaar bewaard.
Voor overige relaties
Persoonsgegevens die overige relaties ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Bent u een relatie van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze vereniging. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk.
De branchevereniging organiseert regelmatig evenementen die ook door bedrijven kunnen worden bezocht die geen lid zijn. Meld u zich hiervoor aan, dan zien wij dit als een overeenkomst in de zin van de AVG. Het verwerken van uw persoonsgegevens is dan noodzakelijk om deze overeenkomst met u uit te voeren (informeren over het evenement en communiceren over eventuele andere aspecten van de overeenkomst zoals eventuele kosten).
De persoonsgegevens van overige relaties bewaren wij tot uiterlijk één jaar na het laatste contact.
Voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken
Wij maken gebruik van de diensten van Microsoft (o.a. Windows en Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden). Microsoft Corporations Inc is gevestigd in de VS. Bij gebruik van haar diensten worden daarom persoonsgegevens doorgegeven aan de VS. Microsoft heeft een Privacy Shield certificaat. Daarmee is de bescherming van uw persoonsgegevens gewaarborgd.
Verder wordt de ledenadministratie van de vereniging gevoerd door Koninklijke Metaalunie en maken wij gebruik van serverruimte van haar. Daarom worden persoonsgegevens aan Metaalunie doorgegeven. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.
Onze website en e-mail worden gehost door een externe partij. Om die reden geven wij ook persoonsgegevens door aan deze partij(en). Bij de doorgifte van uw gegevens aan alle hiervoor genoemde partijen hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: secretariaat Romazo, Einsteinbaan 1, 3439 NJ Nieuwegein – 030-6056448 – info@romazo.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Deze privacyverklaring is gepubliceerd op: 20 juli 2018